O conceito de TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total de Propriedade) foi desenvolvido pelo  Gartner Group (Instituto de pesquisa internacional).

O TCO entrou no vocabulário de Tecnologia de Informação em 1987, onde foi aplicado pela primeira vez aos computadores pessoais. Desde então, tornou-se um conceito muito popular que vem aparecendo em artigos sobre gestão da Tecnologia de Informação, utilizado pelos fabricantes de equipamentos e produtos de Informática e pelas consultorias na determinação dos custos de TI nas organizações.

Uma rede de computadores oferece serviços aos seus usuários. Além do custo de aquisição dos sistemas, tem-se adequação/compra de hardware, treinamento/contratação dos usuários, disponibilidade de suporte técnico, escalabilidade, custos com migração, entre outros. O simples funcionamento de um computador na rede de uma empresa apresenta diversos encargos financeiros associados, tais como o custo do hardware, do sistema operacional, das aplicações e da manutenção do conjunto em utilização. Ao total destes encargos, podemos chamar "Custo Total de Propriedade" (Total Cost of Ownership) ou TCO do posto de trabalho.

Definindo TCO

O TCO é um valor calculado através de fórmulas que incluem todos os custos gerados pela aquisição de hardware, aquisição de licenças de software, atualização de licenças de software, manutenção de hardware e software, reposição de hardware, treinamento de pessoal e qualquer outro elemento gerador de custos diretamente vinculado à área de Tecnologia da Informação.

O Custo Total de Propriedade pode ser definido como um modelo do ciclo de vida de um equipamento, produto ou serviço, que considera os custos de aquisição, propriedade, operação e manutenção ao longo de sua vida útil.

O TCO também inclui os valores associados ao uso ou gozo do bem/serviço em seu máximo potencial. Itens como treinamento de usuários, manutenção, auditoria, avaliação, implantação, pós-venda e gerenciamento dos processos de desenvolvimento/fabricação do bem/serviço também constituem o Custo Total de Propriedade que pode ser aplicado tanto para o fornecedor quanto para o usuário.

O TCO também possui componentes indiretos, como suporte e treinamento. As empresas podem lançar mão de ferramentas de gerenciamento para identificar exatamente o que hardware e software representam em uma determinada instalação, permitindo criar modelos de economia a partir da migração para hardware e software com configurações padrão de mercado.

Por esse motivo, a figura do TCO passou a ser um elemento fundamental no cálculo dos custos de instalação e manutenção não só dos equipamentos de informática e redes de comunicação, mas também de todos os departamentos que tenham qualquer tipo de facilidade advinda dessa tecnologia.

Controle de custos

A tarefa de implantar e manter uma grande infra-estrutura de gerenciamento pode tornar-se onerosa e adicionar sobrecarga de trabalho às equipes de rede, o que vem aumentar o Custo Total de Propriedade.

Reduzir o TCO é uma prioridade e um desafio contínuo para praticamente toda empresa. Mas como extrair o máximo das informações pelo menor custo? A questão do TCO relativo a cada uma das soluções oferecidas pelo mercado (somatório de todos os custos para implantação e manutenção) é extremamente relevante, pois se trata de um relacionamento de longo prazo. Neste caso, as opções para gerenciamento do ciclo de vida de informações da empresa permitem obter o máximo dos recursos disponíveis com o TCO mais baixo em cada estágio do ciclo de vida.

O TCO bem estruturado em estudos e projetos possibilita uma redução de custos de até 40%, entre outros benefícios, especialmente para pequenas e médias empresas.

O conceito de TCO não é novo para a grande maioria dos administradores de empresas e principalmente para aquelas organizações que utilizam métodos de custeio em seus processos produtivos e/ou de prestação de serviços. Podemos dizer inclusive, que de certa forma, o custo total de propriedade já era usado pelas organizações, ainda que parcialmente, antes mesmo de ser "homologado" ou reconhecido como tal.

No entanto, o que ainda se nota é que os encargos reais inerentes à exploração dos equipamentos são, em muitos casos, mal avaliados ou mesmo totalmente ignorados por empresas e instituições, muitas vezes por não terem como avaliar devidamente os custos associados à instalação e à manutenção dos dispositivos em funcionamento nas suas respectivas infra-estruturas.

Cada vez mais, ainda que empiricamente, as empresas estão adotando o conceito de TCO na gestão dos custos dos ativos operacionais, lançando mão de um foco mais agressivo na determinação dos custos invisíveis oriundos do uso intensivo da Tecnologia da Informação. A esse esforço segue-se uma redução do custo total de propriedade da rede uma vez que a possibilidade de acesso às informações amplia-se, melhorando o gerenciamento da própria informação.